“นักจัดการเอกสาร” คืออะไร? ลองมาทำความรู้จักอาชีพนี้กันเถอะ

    “นักจัดการเอกสาร” หรือ “Records Manager” บางคนอาจจะยังไม่รู้ว่ามีอาชีพนี้อยู่ด้วย เพราะในประเทศไทยยังไม่ได้ใช้คำเรียกตำแหน่งนี้อย่างเป็นทางการหรือแพร่หลายนัก ดังนั้นเราจะขอแนะนำอาชีพนี้ให้ฟังกันค่ะ

ที่มา : https://www.ironmountain.com

นักจัดการเอกสารคือ ?

          นักจัดการเอกสาร (Records Manager) คือ อาชีพที่ทำหน้าที่ในการจัดการเอกสารหรือสารสนเทศต่าง ๆ ภายในองค์กร ถือเป็นอาชีพที่มีบทบาทในระดับกว้าง โดยสามารถให้คำปรึกษาออกแบบ จัดการระบบงานเอกสารในประเด็นต่าง ๆ รวมถึงสามารถวางแผนกลยุทธ์สำหรับองค์กรเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานด้านเอกสาร และมีบทบาทในการพัฒนาการจัดการสารสนเทศและจัดการความรู้

ที่มา : https://www.ironmountain.com

นักจัดการเอกสารมีหน้าที่อะไรบ้าง ?

1. จัดเก็บ จัดเรียง จัดทำหมวดหมู่ของเอกสารภายในองค์กร

2. พัฒนาระบบการจัดเก็บเอกสาร โดยมีการกำหนดอายุการจัดเก็บและทำลายเอกสารตามกฎหมายและระเบียบข้อบังคับ

3. สร้างระบบเอกสาร บำรุงรักษา ตรวจสอบ จัดทำหลักฐาน รวมถึงควบคุมและพิจารณาสิทธิ์ในการเข้าถึงเอกสาร

4. สามารถให้คำแนะนำแก่ผู้ใช้ในการเข้าถึงสารสนเทศในเอกสารที่ต้องการได้

5. สามารถให้คำแนะนำและช่วยเหลือหน่วยงานในการจัดการเอกสารได้

6. สามารถวัดประเมินประสิทธิภาพของระบบการจัดการเอกสารได้

คุณสมบัติของนักจัดการเอกสาร

1. มีวุฒิการศึกษาระดับปริญญาตรี/ปริญญาโท ในด้านการจัดการเอกสารหรือการจดหมายเหตุที่ได้รับการรับรองจาก Archives & Records Association (ARA) หรือสาขาวิชาอื่นที่เกี่ยวข้อง

2. มีความรู้ในด้านการจัดการเอกสาร มีความรู้เกี่ยวกับการคุ้มครองข้อมูลและกฎหมายเกี่ยวกับข้อมูลต่าง ๆ ภายในองค์กร

3. มีความรู้ในด้านเทคโนโลยีในการจัดการเอกสารดิจิทัล

4. สามารถสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ มีทักษะในการทำงานในองค์กรได้ดี ทำงานร่วมกับผู้อื่นได้

5. มีทักษะในการคิดวิเคราะห์ที่ดี มีความสามารถในการทำงานได้หลายอย่าง

รายได้/เงินเดือนของนักจัดการเอกสาร

ตำแหน่งพนักงานพาร์ทไทม์ : เริ่มต้นที่ 15$ / ชั่วโมง หรือคิดเป็นเงินไทยประมาณ 525฿ / ชั่วโมง

ตำแหน่งนักจัดการเอกสาร : เริ่มต้นที่ 3100$ / เดือน หรือคิดเป็นเงินไทยประมาณ 108,500฿ / เดือน

(อ้างอิงจากตำแหน่งงานในประเทศสหรัฐอเมริกา)

ที่มา : https://medium.com

องค์กรใดบ้างที่ต้องการตำแหน่งนักจัดการเอกสาร ?

บริษัทเทคโนโลยี, มหาวิทยาลัย , หน่วยงานราชการและภาครัฐ, 

บริษัทก่อสร้าง, บริษัทสาธารณูปโภค, โรงพยาบาล, องค์การที่เกี่ยวข้องกับด้านการเงิน ฯลฯ

 

ความสำคัญของนักจัดการเอกสารต่อองค์การ

จากที่กล่าวไปว่าองค์กรใดบ้างต้องการตำแหน่งนักจัดการเอกสาร จะเห็นว่าทุกองค์กรมีความต้องการตำแหน่งงานนี้เป็นอย่างมาก เพราะไม่มีองค์กรใดที่ไม่ใช้เอกสารในการดำเนินงาน ดังนั้นนักจัดการเอกสารจึงมีส่วนสำคัญในการจัดการองค์การ ในด้านการจัดการเอกสารต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็น การจัดเก็บ จัดเรียงเอกสาร พัฒนาระบบในการจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระเบียบ รวมถึงประสานงานกับทีมงานในองค์กรให้สามารถเข้าถึงเอกสารได้

อาชีพนี้มีความน่าสนใจอย่างไรในปัจจุบัน

อาชีพนักจัดการเอกสาร เป็นอาชีพที่กำลังเป็นที่ต้องการของทุกองค์การในต่างประเทศ ตำแหน่งนี้ต้องการผู้ที่มีความรู้ ความเข้าใจ มีทักษะเฉพาะด้านในการจัดการเอกสาร ดังนั้นอาชีพนี้จึงถือว่าเป็นอาชีพที่ได้รับค่าตอบแทนสูงอาชีพหนึ่ง ซึ่งเพิ่มความสนใจให้กับคนรุ่นใหม่ที่มีความสนใจในด้านการจัดการเอกสาร แต่ในประเทศไทยอาชีพนี้ถือว่ายังไม่โดดเด่น ยังไม่มีตำแหน่งนักจัดการเอกสารโดยเฉพาะ แต่ผู้ที่มีความรู้ในด้านนี้ยังสามารถทำงานในองค์การได้ในตำแหน่งอื่น ๆ

อ้างอิง

วิศปัตย์ ชัยช่วย. (2564). การจัดการเอกสาร Records Management. ขอนแก่น : สาขาวิชาสารสนเทศศาสตร์ คณะมนุษยศาสตร์และสังคมศาสตร์ มหาวิทยาลัยขอนแก่น.

PayScale.  (2020).  Average Records Manager Salary. Retrieved January 18, 2021, from : https://www.payscale.com/research/US/Job=Records_Manager/Salary

Vertex. (2021).  Records & Information Management Senior Manager. . Retrieved January 18, 2021, from : https://vrtx.wd5.myworkdayjobs.com/Vertex_Careers/job/Boston-MA/Records---Information-Management-Senior-Manager_REQ-10649

Wizehire. (2021). Records Manager. Retrieved January 18, 2021, from : https://wizehire.com/job/records-manager-in-delray-beach-fl-us-cda5aed8c5805f06