ความน่าสนใจของ "แผนงานจัดการเอกสาร" ที่ "University of Liverpool"

 แผนงานจัดการเอกสาร (Records management program : RMP)

หลังจากที่เราได้รู้จัก นักจัดการเอกสารหรือ Records management ไปแล้ว วันนี้เราลองมาทำความรู้จักกับ แผนงานจัดการเอกสาร หรือ Records management program กันค่ะ ถ้าหากใครยังไม่ได้อ่าน Blog ที่แล้วก็สามารถเข้าไปอ่านกันได้ที่นี่เลยนะคะ “นักจัดการเอกสาร” คืออะไร? ลองมาทำความรู้จักอาชีพนี้กันเถอะ  https://informationindailylife.blogspot.com/2021/01/blog-post.html

ที่มา : https://www.scanningandindexing.com/why-your-company-needs-an-effective-records-management-policy/

แผนงานจัดการเอกสาร (Records management program : RMP) คือ แผนงานที่มีหน้าที่ในการจัดการเอกสารทั้งที่ยังไม่สิ้นกระแสการใช้งาน และสิ้นกระแสการใช้งานแล้ว ซึ่งแต่ละหน่วยงานก็จะมีชื่อเรียกที่แตกต่างกันออกไป เช่น Records Management Unit, Records/Archives and Special Collections, Record and Archives Management Section เป็นต้น ในประเทศไทยยังไม่แผนงานนี้โดยเฉพาะแต่จะมีหน่วยงานที่ทำหน้าที่ใกล้เคียงกันคือ “หน่วยงานสารบรรณ”

แล้วแผนงานจัดการเอกสารมีหน้าที่อะไรบ้าง ?

หน้าที่ของแผนงานจัดการเอกสาร คือ ออกนโยบายและขั้นตอนการทำงาน กำหนดหน้าที่และความรับผิดชอบ สร้าง เผยแพร่ขั้นตอนและแนวทางปฏิบัติ ให้การบริการในขอบเขตที่เกี่ยวข้องกับการจัดการและการใช้เอกสาร

ต่อไปเราจะพาไปดูตัวอย่างแผนงานการจัดการเอกสารของหน่วยงานต่างประเทศกันค่ะ 

ตัวอย่างที่เลือกมาคือ Records Management of University of Liverpool

ที่มา : https://www.liverpool.ac.uk/

Records Management of University of Liverpool มีหน้าที่ให้บริการที่เกี่ยวข้องกับการจัดการและการใช้เอกสารให้กับบุคคลากรและนักศึกษาในมหาวิทยาลัย โดยแผนงานการจัดการของที่นี่ได้ให้บริการในรูปแบบออนไลน์ ในเว็บไซต์  https://www.liverpool.ac.uk/csd/records-management เพื่อเป็นที่จัดเก็บเอกสารต่าง ๆ ที่มีความสำคัญในมหาวิทยาลัย โดยจำกัดรูปแบบเอกสาร ทั้งกระดาษและบันทึกอิเล็กทรอนิกส์

ความสำคัญของแผนงานการจัดการในมหาวิทยาลัยลิเวอร์พูล (UOL)

•  เพื่อจัดการเอกสารที่มีความสำคัญ มีความทรงจำที่ดีและสนับสนุนภาพลักษณ์ของมหาวิทยาลัยที่นำเสนอสู่โลกภายนอก
•  เพื่อจัดเก็บเป็นหลักฐานทางประวัติศาสตร์เกี่ยวกับกิจกรรมและนโยบายของมหาวิทยาลัย โดยรับรองว่าจะเป็นไปตามข้อกำหนดทางกฎหมายและสามารถตรวจสอบได้
•  เพื่อให้เอกสารมีการจัดเก็บที่ดี เป็นประโยชน์ต่อผู้ใช้งานและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
• เพื่อจัดเก็บเอกสารในระบบจัดเก็บที่มีประสิทธิภาพและมีประสิทธิผล ซึ่งทำให้ประหยัดค่าใช้การในการจัดเก็บเอกสารรูปแบบกระดาษ รวมถึงสามารถเข้าถึงและใช้งานได้สะดวกและรวดเร็วมากยิ่งขึ้น

นโยบายการจัดการข้อมูลของมหาวิทยาลัยลิเวอร์พูล (UOL)

    นโยบายการจัดการข้อมูลของมหาวิทยาลัยลิเวอร์พูล กำหนดให้พนักงานมีหน้าที่รับผิดชอบเกี่ยวกับข้อมูลทั้งหมดที่สร้างขึ้นและดูแลในการปฏิบัติงาน โดยข้อมูลจะอยู่ในรูปแบบใดหรือสื่อใดก็ได้ รวมถึงทรัพยากรสารสนเทศที่เป็นหลักฐานการทำธุรกรรมและกิจกรรมของมหาวิทยาลัยด้วย

ที่มา : https://www.avepoint.com/blog/manage/cloud-records-management-tips/

การจัดเก็บและการทำลายเอกสาร

การจัดเก็บ : เอกสารสำคัญที่จำเป็นต้องใช้งานเป็นครั้งคราวสามารถจัดเก็บไว้ในศูนย์การจัดเก็บเอกสารได้ เอกสารจะได้รับการดูแลและมีความปลอดภัยและถูกจัดเก็บไว้ในกล่องขนาดมาตรฐานบนชั้นวางที่แน่นหนา ตามเวลาที่เหมาะสมในการเก็บรักษา

การทำลาย : เมื่อจัดเก็บเอกสารตามวันเวลาที่กำหนดแล้ว จะมีการติดต่อแผนกที่รับผิดชอบเกี่ยวกับเอกสาร เพื่อให้ตัดสินใจว่าเอกสารสามารถทำลายได้ หรือควรเก็บรักษาไว้อย่างถาวร

ที่มา : https://tangthaneesa.wordpress.com/

ตำแหน่ง Records Liaison Officers คือ

เจ้าหน้าที่ประสานงานจัดการเอกสาร (RLOs) คือ หนึ่งในผู้ดูแลมีหน้าที่รับผิดชอบในการรับรองแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดเกี่ยวกับการจัดการเอกสารในแผนกของตนเอง มีหน้าที่เป็นฝ่ายประสานงานของทีมนักจัดการเอกสารเพื่อให้สามารถเข้าถึงบริการจัดการเอกสารได้ง่ายขึ้น

Records Management of University of Liverpool ถือเป็นหน่วยงานที่ปฏิบัติงานได้อย่างเป็นระเบียบ มีแนวทางในการจัดการเอกสารที่ดี ผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงบริการได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว รวมถึงมีการจัดการเก็บเอกสารได้เป็นอย่างดี ปลอดภัยและเข้าถึงง่าย ภายในเว็บไซต์มีคำแนะนำในการใช้งานที่ครบถ้วน สามารถติดต่อเจ้าหน้าที่เพื่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ ถือเป็นหน่วยงานที่นำมาเป็นตัวอย่างของแผนงานนักจัดการเอกสารที่น่าสนใจ รวมถึงช่วยให้ผู้ที่มีความสนใจในอาชีพนักจัดการเอกสารได้เรียนรู้หน้าที่และความรับผิดชอบได้

อ้างอิง

วิศปัตย์ ชัยช่วย. (2564). การจัดการเอกสาร Records Management. ขอนแก่น : สาขาวิชาสารสนเทศศาสตร์ คณะมนุษยศาสตร์และสังคมศาสตร์ มหาวิทยาลัยขอนแก่น.

University of Liverpool.  (n.d.).  Records Management. Retrieved January 29, 2021, from : https://www.liverpool.ac.uk/csd/records-management/